Personvernerklæring for medlemmer i Fontenehuset Tromsø

Denne personvernerklæringen gir deg informasjon om Fontenehuset Tromsø (heretter kun omtalt som "Fontenehuset") sin behandling av personopplysninger som samles inn i forbindelse med omvisning og innmelding på Fontenehuset.

Oppsummering

Når du melder deg inn i Fontenehuset må du oppgi ditt navn og enkelte kontaktopplysninger. For at du skal ha nytte av ditt medlemskap på Fontenehuset, må vi også vite litt om din livs- og arbeidssituasjon, hva du ønsker at vi skal bidra med osv. Dette er typiske eksempler på personopplysninger som vi behandler om våre medlemmer for å levere våre tjenester. Med unntak av navn og kontaktopplysninger, er det imidlertid helt frivillig å gi personopplysninger til Fontenehuset.

Vi bruker kun dine personopplysninger for på ulike måter å oppnå formålet med våre tjenester (dvs. å yte støtte til medlemmer for at de skal mestre den arbeidsorienterte hverdag), samt for å ivareta enkelte lovpålagte plikter som vi er underlagt og for å ivareta våre interesser, f.eks. for å søke om midler for å drifte Fontenehuset. Bruk til andre formål krever at du har fått opplysninger om dette og at det er greit for deg at vi bruker opplysningene på den aktuelle måten.

Formålet med dette dokumentet, som vi har valgt å kalle en personvernerklæring, er å gi deg informasjon om hvilke personopplysninger vi samler inn, hvorfor vi behandler personopplysningene dine og dine rettigheter knyttet til vår behandling av dine personopplysninger. Hvis du har spørsmål, kan du kontakte en medarbeider på Fontenehuset eller kontaktpersonen som er angitt i punktet under.

Behandlingsansvarlig for dine personopplysninger

Den behandlingsansvarlige er den som bestemmer formålet med og hjelpemidlene for behandlingen av personopplysninger. Fontenehuset ved daglig leder er behandlingsansvarlig for personopplysninger som behandles om deg i forbindelse med at du besøker eller melder deg inn i Fontenehuset.

Vår kontaktinformasjon er:

Adresse: Fontenehuset Tromsø, Skansegata 4, 9008 Tromsø

Telefon: 94 78 16 19

E-post: post@fontenehuset-tromo.no

Dersom du har spørsmål knyttet til Fontenehuset sin behandling av dine personopplysninger eller denne personvernerklæringen, kan du kontakte daglig leder eller nestleder.

Hvilke personopplysninger vi behandler

For å kunne levere tjenester til deg, er Fontenehuset avhengig av å behandle visse personopplysninger om deg. Under følger en oversikt over hvilke personopplysningen som innhentes. Vi samler ikke inn opplysninger om personlige betalingskort.

Eksempler på informasjon som innhentes:

• Navn
• Kontaktopplysninger som adresse (herunder hvilken kommune/bydel du tilhører), telefonnummer og e-postadresse
• Fødselsdato (For å føre statistikk over medlemskap)
• Kjønn
• Opprinnelsesland, samt om du er 1. eller 2. generasjonsinnvandrer
• Bilde
• Aktuell informasjon medlemmet ønsker å gi i forbindelse med registrering som medlem og sitt medlemskap på huset, f.eks. informasjon om lønn og stønad, arbeidssituasjon, utdanningsgrad, studiesituasjon, målsetning ved bruk av Fontenehuset (herunder personlig plan for medlemskapet, hvis aktuelt), bosituasjon, tiltakssituasjon etc.
• Fremmøte på Fontenehuset
• Kontaktperson ved sykdom, samt hva du ønsker at Fontenehuset skal gjøre dersom du blir dårlig
• Om medlemmet ønsker informasjon fra Fontenehuset, nyhetsbrev etc.

Vi understreker at Fontenehuset er et arbeidsfellesskap, og at medlemskap er helt frivillig. Dersom du ønsker å være medlem, er vi imidlertid avhengig av å motta enkelte personopplysninger om deg, herunder navn, kommune/bydel og kontaktinformasjon. Konsekvensen av å ikke oppgi slik informasjon er at du ikke kan være medlem hos Fontenehuset. Utover dette, er det frivillig å gi opplysninger til Fontenehuset. 

Merk at sensitive personopplysninger som opprinnelsesland, informasjon om fysiske eller psykiske hensyn du ønsker Fontenehuset skal ta, etc. kun behandles dersom du frivillig oppgir disse opplysningene til Fontenehuset for at vi skal kunne yte tjenester til deg. Du kan når som helst be oss om å slette slike opplysninger. Se mer informasjon i punkt om dine rettigheter under.

Hvordan personopplysningene innhentes

Fontenehuset samler inn personopplysninger direkte fra deg gjennom dine samtaler med oss på Fontenehuset, for eksempel i forbindelse med omvisning, innmelding og/eller utarbeidelse av personlig plan for medlemskapet. Med unntak av navn, kommune/bydel og kontaktopplysninger, er det frivillig å oppgi informasjon til Fontenehuset. Hvis du velger å ikke oppgi personopplysningene, kan imidlertid Fontenehuset være forhindret fra å gi deg relevant og nødvendig støtte. Vi innhenter ikke personopplysninger fra tredjeparter.

Eksempler på skjemaer som brukes til innhenting av dine personopplysninger er:

• Skjema for Omvisning
• Skjema for Innmeldingssamtale
• Skjema Personlig plan
• Skjema ved påmelding til å motta vårt nyhetsbrev eller blogg/info på e-post

Formålet og grunnlaget for vår behandling av dine personopplysninger

Fontenehuset bruker personopplysningene dine til følgende formål:

• For å etablere medlemskapet med deg, basert på ditt ønske om å inngå avtale om slikt medlemskap.
• For å kunne gi deg tilgang til våre fasiliteter, tilbud og tjenester. Denne behandlingen er nødvendig for å oppfylle avtalen med deg når du melder deg inn i Fontenehuset.
• For å kunne gi deg oppfølging og støtte til å mestre den arbeidsorienterte hverdag, for å oppfylle avtalen med deg og basert på ditt ønske.
• For å kunne sende deg relevant informasjon om møter, arrangementer etc. på e-post eller telefon så fremt du har samtykket til dette.
• For å kunne ta kontakt med deg (månedsbrev, info, reach-out) på e-post eller telefon og tilby støtte og oppfølging som ledd i våre tjenester. Slik behandling forutsetter at du har bedt om (dvs. samtykket til) informasjonen eller oppfølgingen.
• For å utarbeide statistikk om våre medlemmer og bruken av våre tjenester, basert på de opplysninger du har oppgitt til Fontenehuset. Selve statistikken vil være aggregert og anonymisert, og vil ikke kunne knyttes til deg som enkeltperson. Behandling i forbindelse med statistikkformål skjer med grunnlag i Fontenehusets berettigede interesse i å føre statistikk over brukere og effekten av sine tjenester. Dine interesser er ivaretatt gjennom anonymisering av opplysningene som benyttes for statistikkformål. Merk at opplysningene du oppgir til Fontenehuset også vil ligge tilgjengelig i sin opprinnelige form på din personlige side i vår database, Klubblogg. Se mer om dette i punkt om oppbevaring under.
• For å gjennomføre vår årlige arbeids- og studieundersøkelse, såfremt du samtykker til å være med i denne.
• For å kunne overholde rettslige forpliktelser som Fontenehuset er underlagt eller pålegg fra offentlige myndigheter, herunder krav til bokføring. For å ivareta Fontenehuset eller tredjeparters rettigheter, herunder for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav oppstått i forbindelse med våre tjenester. Fontenehuset vil også kunne oppgi enkelte opplysninger om Fontenehusets brukere og bruken av Fontenehusets tjenester]ved søknad om, eller tildeling av, midler til drift av Fontenehuset.

Særlig om samtykke

Fontenehuset har i innmeldingsskjema valgt å ta inn et eget punkt som gjelder spørsmål om samtykke til enkelte spesifikke behandlingsaktiviteter. Dersom du krysser av for avgitt samtykke vil vi betrakte dette som et generelt samtykke til at vi kan behandle dine opplysninger knyttet til nevnte aktiviteter. Dersom du senere ikke ønsker at vi skal foreta en eller flere av disse aktivitetene, må du skriftlig gi oss beskjed om dette. For mer informasjon om samtykke til bilder/video og bruk av personopplysninger i markedsføringsmateriell, se punkt under.

Hvordan lagres dine personopplysninger?

Som det fremgår over, vil dine personopplysninger innhentes gjennom samtale og nedfelles på ulike skjema. Skjemaene lagres fysisk i «mulig medlem»-perm eller i «medlem»-perm, avhengig av din status. Permene oppbevares i låst arkiv. Personlig plan lagres av medlemmet selv.

Opplysninger om ditt medlemskap og annen informasjon du har gitt i forbindelse med ditt medlemskap, lagres også i vår database Winorg Klubblogg hvor hvert medlem får en egen side, såfremt du samtykker til dette. Du som medlem har til enhver tid tilgang til de opplysningene som er lagret om deg i Klubblogg. Klubblogg brukes primært til å føre oppmøtestatistikk og gjennomføre reach-out. Data (ikke personspesifikk) brukes også for å utarbeide lokal og nasjonal statistikk for alle Fontenehus i Norge. Slik statistikk kan ikke føres tilbake til en bestemt person.

Hvor lenge oppbevares dine personopplysninger?

Fontenehuset oppbevarer dine personopplysninger så lenge du er medlem hos oss. Dersom du har fylt ut skjema som mulig medlem, vil vi oppbevare dette til du blir medlem eller slette opplysningene dersom du ikke har blitt medlem innen 6 måneder.

Du kan når som helst melde deg ut av Fontenehuset eller be oss om å slette dine personopplysninger ved å kontakte en av medarbeiderne på Fontenehuset.

Ved utmeldelse vil aktuelt medlemsnummer blir frigjort til nye medlemmer og øvrige personopplysninger vil slettes eller anonymiseres. Merk skjema «avtale om fotografering, bilder og video» vil fortsatt lagres, kun tilgjengelig for medarbeider, dersom du har signert dette. Samt at fortsatt lagring av dine personopplysninger kan være nødvendig som følge av Fontenehusets behov for å:

1. fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav, herunder for å ivareta sine interesser i en eventuell tvist med medlemmer eller tredjeparter, samt å
2. oppfylle lovpålagte krav, herunder krav til fortsatt lagring etter regnskapslovgivningen.

Fontenehuset vil også beholde informasjon om medlemskapets varighet etter opphør for historiske formål, som er basert på Fontenehusets berettigede interesse.

Utlevering av informasjon til tredjepart?

Fontenehuset kan utlevere dine personopplysninger til tredjeparter innenfor rammen av de formål som er fastsatt i denne personvernerklæringen dersom vi har lovlig grunnlag for utlevering. Fontenehuset kan for eksempel utlevere personopplysninger til offentlige myndigheter for å overholde lovpålagte krav (f.eks. skattemyndigheter), eller til forskningsprosjekter (såfremt du har samtykket til å delta i disse). 

Fontenehuset kan også bruke underleverandører, som f.eks. IT-støtte og drift av IT-systemer. Fontenehuset er også tilsluttet paraplyorganisasjonen Fontenehus Norge. Fontenehus Norge administrerer Klubblogg på vegne av medlemmene, og får derved tilgang til, og kan behandle, dine personopplysninger. Slike underleverandører kan behandle personopplysninger på vegne av Fontenehuset, og vil være underlagt en databehandleravtale som blant annet sikrer informasjonssikkerhet for dine personopplysninger.

Særskilt om bruk av bilder/video og bruk av personopplysninger i markedsføringsmateriell

Ved innmelding i Fontenehuset kan du gi et generelt samtykke til å bli avbildet og/eller filmet i forbindelse med deltakelse på aktiviteter etc. på Fontenehuset, til bruk i på Fontenehusets interne eller offisielle Facebook-side, hjemmeside el. for å dokumentere aktiviteter på Fontenehuset. Har du ved innmelding eller senere gitt ditt samtykke til å delta på slike bilder etc., men ikke ønsker å bli fotografert/filmet i konkrete situasjoner, må du gi beskjed om dette.

Det anvendes ikke personopplysninger på markedsføringsmateriell, om ikke medlemmet selv har samtykket til dette. Deltagelse i og anvendelse av navn, person (for eksempel i form av «historier», bilder og film, årsrapport, flyers etc.) samtykkes eksplisitt til på samtykkeskjema eller i særskilt avtale. Varighet av bruk og behandling, eierskap til materialet etc. reguleres i samtykkeskjemaet/avtalen.

Sikkerhet for dine personopplysninger

Fontenehuset tar ditt personvern på alvor, og har iverksatt egnede sikkerhetstiltak for å beskytte dine personopplysninger, herunder fysiske, tekniske og organisatoriske, for å hindre tap, endringer, tyveri og uautorisert tilgang til personopplysninger Fontenehuset er ansvarlig for. Eksempler på slike tiltak er at Fontenehusets ansatte er underlagt taushetsplikt.

Dine rettigheter

Som medlem hos Fontenehuset har du rett til å kreve innsyn, retting eller sletting av personopplysningene vi behandler om deg. Du har videre rett til å kreve begrenset behandling, rette innsigelse mot behandlingen og i noen tilfeller rett til å kreve dataportabilitet.

Hvor behandlingen av personopplysninger er basert på samtykke, kan du til enhver tid trekke samtykket tilbake.

Dersom du mener at Fontenehuset ikke har overholdt dine rettigheter i henhold til personopplysningsloven, har du rett til å klage til den aktuelle tilsynsmyndigheten. Dette gjøres ved å sende klage til Datatilsynet. Kontaktinformasjon er tilgjengelig på www.datatilsynet.no.

Endringer

Du vil få utlevert en kopi av denne personvernerklæringen ved innmelding i Fontenehuset. Personvernerklæringen vil også til enhver tid være tilgjengelig på Fontenehuset, samt på hjemmesiden til Fontenehuset. Dersom vi gjør endringer i vår behandling av personopplysninger, vil erklæringen oppdateres og endringen vil varsles, f.eks. ved oppslag på Fontenehuset og varsel på hjemmesiden.

***

Sist oppdatert: 15.01.2021.